Secretary/ Clerk

وصف الوظيفة: سكرتير/ موظف إداري

نحن في شركة Penspen، الشركة الرائدة في تقديم حلول الهندسة والاستشارات في قطاع النفط والغاز والبنية التحتية، نبحث عن سكرتير/ موظف إداري مؤهل للانضمام إلى فريقنا في المنطقة الشرقية بالمملكة العربية السعودية. ستعمل في بيئة عمل ديناميكية وحيوية، حيث ستساهم في دعم العمليات الإدارية والتنظيمية، مما يضمن سير العمل بسلاسة وفعالية.

المسؤوليات الرئيسية

• الإدارة المكتبية: تقديم الدعم الإداري الكامل لفريق الإدارة، بما في ذلك إعداد الوثائق الرسمية، وجداول الأعمال، ومحاضر الاجتماعات، وضمان حفظها وتنظيمها بشكل صحيح.
• تنظيم المواعيد: إدارة جداول العمل اليومية للأفراد أو الفرق، وتنسيق المواعيد مع العملاء والشركاء الخارجيين والداخليين، وضمان عدم حدوث أي تضارب في الجداول.
• الاتصالات: التعامل مع المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية الواردة والصادرة، وتوجيهها إلى الجهات المعنية في الوقت المناسب، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية واللباقة في التعامل مع جميع الأطراف.
• إعداد التقارير: إعداد التقارير الإدارية والمالية الدورية، بما في ذلك تقارير النفقات، والمشتريات، والمخزون، مع تقديمها إلى الإدارة العليا في المواعيد المحددة.
• تنظيم الرحلات والسفر: ترتيب السفر الداخلي والدولي للموظفين، بما في ذلك حجز التذاكر، وترتيب الإقامة، وتنسيق النقل، وضمان تلبية جميع المتطلبات القانونية والإدارية.
• إدارة الوثائق والمستندات: تنظيم وحفظ الوثائق الرسمية والمستندات الإدارية، بما في ذلك العقود، والفواتير، والسجلات المالية، وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• دعم العمليات اليومية: تقديم الدعم اللازم للفرق الإدارية والفنية، بما في ذلك إعداد العروض التقديمية، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد المواد اللازمة للاجتماعات، وضمان توفر جميع المستلزمات المكتبية.
• الامتثال للقوانين والأنظمة: ضمان الامتثال لجميع السياسات الداخلية للشركة والقوانين المحلية والدولية المتعلقة بالإدارة المكتبية، بما في ذلك قوانين حماية البيانات والمعلومات الحساسة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• التعليم: حاصل على شهادة دبلوم في الإدارة أو أي مجال ذي صلة، أو ما يعادلها من المؤهلات الأكاديمية.
• الخبرة: لا تقل عن سنتين من الخبرة في مجال السكرتارية أو الإدارة المكتبية، ويفضل أن تكون في قطاع النفط والغاز أو الهندسة.
• المهارات اللغوية: إجادة اللغة الإنجليزية بطلاقة (قراءة، كتابة، تحدث)، مع إجادة اللغة العربية بطلاقة.
• المهارات التقنية: إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)، مع القدرة على استخدام الأنظمة الإدارية الحديثة.
• المهارات الشخصية: القدرة على العمل تحت الضغط، والاهتمام بالتفاصيل، والمهارات التنظيمية القوية، والقدرة على التعامل معMultiple المهام في الوقت نفسه.
• الصفات الشخصية: شخصية محترمة، ولبقة، وذات قدرة عالية على التواصل مع جميع المستويات الإدارية، مع الالتزام بالسرية التامة في التعامل مع المعلومات الحساسة.

مزايا الوظيفة

نحن نقدم بيئة عمل محفزة ومميزة، تشمل:

• رواتب تنافسية تتناسب مع الخبرة والمؤهلات.
• حزمة مزايا شاملة تشمل التأمين الصحي، والإجازات المدفوعة، وبرامج التدريب والتطوير المهني.
• فرص للتطور الوظيفي والنمو داخل الشركة.
• بيئة عمل آمنة وصحية، مع الالتزام التام بمعايير السلامة والصحة المهنية.
• فرص للمشاركة في المشاريع الدولية، مما يتيح لك اكتساب خبرات متنوعة وتوسيع شبكتك المهنية.

إذا كنت تتطلع إلى الانضمام إلى فريق محترف وذو خبرة في قطاع النفط والغاز، وترغب في المساهمة في مشاريع حيوية ومثيرة، فنحن ندعوك للتقدم لوظيفتنا هذه. نؤكد على أن نولي اهتماماً كبيراً للمرشحين الذين يتمتعون بروح الفريق، والقدرة على التكيف مع بيئات العمل المتغيرة، والالتزام بأعلى معايير الجودة والاحترافية.